Rabu, 14 Desember 2011
Fungsi-fungsi Manajemen
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Sesungguhnya banyak faktor-faktor lingkungan yang dapat diprediksi pada manajer, begitu pula sebagian lagi ada juga yang tak dapat diperkirakan karena informasi yang tidak lengkap dan perubahan begitu cepat di era global saat ini. Karen situ diperlukan perencanaan sebagai salah satu proses, aktivitas dan fungsi manajemen yang menentukan tindakan awal organisasi di dalam memberikan produk dan pelayanannya kepada pelanggan, atau klien yang membutuhkannya.[1]
Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.
Jika prinsip ini tidak dilaksanakan maka akan timbul perpecahan diantara para kerabat kerja/karyawan. Karena ada yang diberi tugas yang banyak dan ada pula yang sedikit, padahal mereka memiliki kemampuan yang sama (Dayat,n.d,pp.7-9).
manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain.
Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu:
1. Ada tujuan yang hendak dicapai
2. Ada pemimpin (atasan)
3. Ada yang dipimpin (bawahan)
4. Ada kerja sama.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas maka dikemukan rumusan masalah sebagai berikut:
- Apakah yang dimaksud dengan Manajemen?
- Apakah fungsi Manajemen dalam organisasi?
- TUJUAN
1. Agar mahasiswa mengetahui arti manajemen
2. Agar mahasiswa mengetahui fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN MANAJEMEN
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
B. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan.
Dan ada beberapa pendapat para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen yaitu:[2]
No
|
Nama Para Ahli
|
Fungsi-fungsi Manajemen
|
1
|
Louis A. Allen
|
v Leading
v Planning
v Organizing
v Controlling
|
2
|
Prajudi Atmosudirdjo
|
v Planning
v Organizing
v Directing,atau Actuating
v Controlling.
|
3
|
John Robert B., Ph.D
|
v Planning
v Organizing
v Commanding
v Controlling
|
4
|
William H. Newman
|
v Planning
v Organizing
v Assem-bling
v Resources
v Directing
v Controlling
|
5
|
Dr. S.P. Siagian., M.P.A
|
v Planning
v Organizing
v motivating
v Controlling
|
6
|
James A.F.Stoner
|
v Planning
v Organizing
v Leading
v Controlling
|
Dari beberapa pendapat para penulis di atas dapat dikombinasikan, fungsi-fungsi
manajemen adalah sebagai berikut: [3]
1.Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating/Directing)
4. Pengawasan (Controlling)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating/Directing)
4. Pengawasan (Controlling)
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan tindakan awal dalam aktifitas manajerial pada setiap organisasi. Karena itu, perencanaan akan menentukan adanya perbedaan kinerja (perforemance) satu organisasi dengan organisasi lain dalam pelaksanaan rencana untuk mencapai tujuan. Mondy & Premeaux (1995 : 138) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses menentukan apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mewujudkannya dalam kenyataan. Berarti di dalam perencanaan akan ditentukan apa yang akan dicapai dengan membuat rencana dan cara-cara melakukan rencana untuk mencapai tujuan yang ditetapkan para manajer di setiap level manajemen.
Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah menciptakan rencana. Dalam hal ini rencana-rencana adalah pernyataan bagaimana sasaran dapat dicapai. Sedangkan perencanaan adalah suatu tugas yang setiap manajer, baik pada tingkat puncak, supervisor harus mengerjakannya. Suatu rencana harus dikembangkan untuk memberi pengertian kepada orang-orang tentang apa yang dilakukan agar supaya tujuan dapat dicapai sepenuhnya. Biasanya perencanaan lebih dari sekedar satu cara mencapai sasaran. Maka rencana menyatakan pendekatan yang mana harus diambil. Khususnya perencanaan harus menjawab pertanyaan berikut:[4]
- Aktivitas apa yang diperlukan untuk mencapai sasaran
- Kapan seharusnya aktivitas ini dilaksanakan
- Siapakah yang bertanggung jawab mengerjakan kegiatan
- Dimana kegiatan itu sehrusnya dilaksankan
- Kapan seharusnya tindakan dicapai
Alasan Penting Perencanaan
ü Upaya Koordinasi
ü Mempersiapkan Perubahan
ü Pengembangan Manajer
Tipe-tipe dalam Perencanaan[5]
§ Rencana-rencana strategic (Strategic plans) yang direncanakan memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas mengimplementasikan misalnya memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
§ Rencana-rencana operasional (operational plans) merupakan penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
Proses Perencanaan
§ Menentukan tujuan perencanaan
§ Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
§ Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
§ Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
§ Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
Keuntungan perencanaan [6]
§ Perencanaan menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur dan bermanfaat
§ Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan
§ Perencanaan merangsang prestasi kerja
§ Perencanaanmenimbulkan visualisasi tentang keseluruhan
§ Perencanaan memperkuat para manajer memikirkan masa depan
§ Perencanaan mengarahkan pengembangan standar kinerja yang memungkinkan kontrol manajemen lebih efektif
§ Proses formulasi rencana-rencana memperkuat manajemen membuat sasaran yang jelas
§ Perencanaan memungkinkan suatu organisasi mempersiapkan diri lebih baik terhadap pengembangan yang mendadak
Jenis Perencanaan
§ Misi
Misi adalah suatu bagian tujuan berkelanjutan, atau alasan bagi adanya perusahaan. Dalam hal ini misi adalah pernyataan misi adalah defenisi pernyataan yang secara luas dari sasaran dasar dan ruang lingkup suatu unit organisasi.
§ Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir aktivitas atau kegitan organisasi diarahkan atau ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar.
§ Strategi
Strategi merupakan rencana umum/ pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui alternatif pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
§ Kebijakan
Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan.
§ Prosedur
Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan kepada tindakan, bukannya mengarahkan berpikir.
§ Aturan
Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan harus dilakukan, atau tidak dilakukan.
§ Program
Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijkan, prosedur. Aturan, penugasan, langkah-langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.
§ Anggaran
Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Anggaran di samping merupakan alat perencanaan, juga merupkan alat pengendalian.
b. Pengorganisasian
Dengan Organizing dimaksud mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.[7]
Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Fungsi Tujuan Pengorganisasian
Ø Pedoman pada kegiatan
Ø Sumber Legitimasi
Ø Standar Pelaksanaan
Ø Sumber Motivasi
Ø Dasar Rasional Pengorganisasian
Tipe Tujuan Pengorganisasian
Ø Tujuan kemasyarakatan (societal goals)
Ø Tujuan Keluaran (Output goals)
Ø Tujuan sistem (system goals)
Ø Tujuan Produk (product goals)
Ø Tujuan Turunan (devided goals)
Strategi yang Digunakan Organisasi
Ø Strategi Korperasi (corperate strategy) tujuannya pengalokasikan sumber daya untuk perusahaan secara total pada tingkat korporasi.
Ø Strategi Bisnis (business strategy) untuk bisnis satu produk ini yang digunakan pada tingkat divisi.
Ø Strategi fungsional (function strategy) untuk beroperasi yang digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian, pengembangan, sumber daya, manufaktur, dan pemasaran.
c. Pelaksanaan
Directing adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
Directing merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasikan kegiatan berbagai unsur organisasi agar efektif tertuju kepada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
Pelaksanaan 6M + T
ü Man (siapa, berapa jumlahnya, keahliannya apa)
ü Money (Modal awal dalam bekerja untuk membeli peralatan)
ü Methode (Tata cara kerja, prosedur kerja)
ü Machine (Alat yang digunakan dalam bekerja)
ü Material (Benda mati atau orang )
ü Time (Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam mengerjakan produk )
Pelaksanaan Learning Contract
ü Kontrak pembelajaran (learning contract) dilakukan pada pertemuan pertama sebagai tata tertib dalam kegiatan pembelajaran selama satu semester
ü Kontrak pembelajaran dibuat berdasarkan kesepakatan antara dosen dan para mahasiswa
ü Dalam pengambilan kesepakatan hendaknya dilakukan dengan cara musyawarah secara demokratis tanpa ada paksaan dari pihak manapun
ü Dalam pengambilan kesepakatan dosen berperan sebagai fasilitator, dinamisator, dan motivator
ü Dosen menulis usulan-usulan yang disampaikan oleh para mahasiswa pada papan tulis atau media lain yang tersedia
ü Dosen membacakan usulan-usulan para mahasiswa dan memintakan kesepakatan dari semua mahasiswa
ü Kesepakatan yang dihasilkan secara umum berupa hal-hal yang sebaiknya dihindari oleh warga kelas baik para mahasiswa maupun dosen pengampu
ü Dosen meminta kepada setiap mahasiswa untuk menulis ulang kesepakatan-kesepakatan tersebut ke dalam buku catatan mereka.
d. Pengawasan
Proses yang yang menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen dapat tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan direncanakan. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dengan pengawasan.[8]
Untuk itu diperlukan pengawasan (control) dari para manajer atau administor. Proses pengawasan merupakan aktivitas penting dalam administrasi, khususnya untuk mengetahui hasil dari berbagai kegiatan dan tujuan organisasi.
Pengawasan yang efektif haruslah memenuhi tiga kondisi dasar yaitu:
- Adanya standar yang menyatakan hasil yang ideal
- Adanya informasi yang menunjukkan penyimpangan antara hal yang actual dengan standar hasil
- Tindakan perbaikan terhadap penyimpangan tertentu antara hal yang diinginkan dan apa yang dicapai
Sedangkan metode pengawasan menurut Ivancevic dan Matesson (2002) dikelompokkan kepada tiga bagian, yaitu:
- Pre control, yaitu metode pre control meningkatkan kemungkianan bahwa hasil actual masa depan akan membandingkan hal menyenangkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Metode precontrol lain adalah melibatkan manusia, modal, dan sumberdaya financial
- Concurrent Control, adapun terdiri dari tindakan utama yang ditampilkan oleh supervisor yang secara langsung merupakan bawahannya.
- Umpan Balik (feed back) yaitu mengawasi dari umpan balik dengan melihat hasil kerja sebagai dasar memperbaiki tindakan berikutnya .
Dengan menggunakan metode tersebut, maka diharapkan sebenarnya rencana yang dilanksanakan dapat terkendali, sehingga mencapai tujuan dengan hasil yang memuaskan.
Fungsi Pengawasan[9]
§ Eksplanasi pengawasan
Menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasil-hasil kebijakan public dan program yang dicanangkan berbeda.
§ Akuntasi pengawasan
Menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akuntasi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu
§ Pemeriksaan pengawasan
Membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka.
§ Kepatuhan pengawasan
Bermanfaat untuk menentukan apakah dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar atau prosedur yang dibuat oleh legistor, instantsi pemerintah dan atau lembaga professional.
Maksud dan Tujuan pengawasan
§ Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak
§ Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru.
§ Mengetahi penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan
§ Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program
§ Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Tujuan dari Fungsi Pengawasan
§ Adaptasi lingkungan
§ Meminimalkan kegagalan
§ Meminimumkan biaya
§ Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
Jenis-jenis Pengawasan
§ Pengawasan ekstern dan intern
§ Pengawasan preventif dan represif
§ Pengawasan aktif dan pasif
§ Pengawasan kebenaran formil menurut hak dan kebenaran materil mengenai maksud dan tujuan pengeluaran.
Sifat-sifat Pengawasan
§ Politik
§ Yuridis
§ Administratif
§ Fungsional
§ Mayarakat
§ Ekonomis
§ Moril dan susila
Tipe-tipe Pengawasan
§ Pengawasan pendahuluan
§ Pengawasan pada saat kerja berlangsung
§ Pengawasan feed back
Macam-macam Pengawasan
§ Waktu pengawasan
§ Objek pengawasan
§ Subjek pengawasan
§ Cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan
Langkah-langkah Pengawasan
§ Menciptakan standar
§ Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar
§ Melakukan tindakan koreksi
Tahap-tahap dalam Proses Pengawsan[10]
§ Perubahan dilingkungan organisasi, melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi
§ Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi maka semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal atau hati-hati.
§ Kesalahan- kesalahan, sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut menjadi kritis
§ Kebutuhan manajer untuk menelegasikan wewenang bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahan, tanggung jawab atas itu sendiri tidak berkurang. Satu tugas untuk dapat menentukan apakah bawahan telah melaksanakan tugas-tugas yang telah dilimpahkan.
BAB III
KESIMPULAN
Ø Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur
Ø Beberapa pendapat para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen yaitu:
No
|
Nama Para Ahli
|
Fungsi-fungsi Manajemen
|
1
|
Louis A. Allen
|
v Leading
v Planning
v Organizing
v Controlling
|
2
|
Prajudi Atmosudirdjo
|
v Planning
v Organizing
v Directing,atau Actuating
v Controlling.
|
3
|
John Robert B., Ph.D
|
v Planning
v Organizing
v Commanding
v Controlling
|
4
|
William H. Newman
|
v Planning
v Organizing
v Assem-bling
v Resources
v Directing
v Controlling
|
5
|
Dr. S.P. Siagian., M.P.A
|
v Planning
v Organizing
v motivating
v Controlling
|
6
|
James A.F.Stoner
|
v Planning
v Organizing
v Leading
v Controlling
|
Ø Fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:
1.Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating/Directing)
4. Pengawasan (Controlling)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating/Directing)
4. Pengawasan (Controlling)
DAFTAR PUSTAKA
Chaniago, Nasrul Syakur. Manajemen Organisasi. Medan : Citapustaka Media Perintis. 2010
Rahmat, A.A. Manajemen Suatu Pengantar. Bandung: Remadja Karya CV.1986
Susmini dan Rifa’I, Muhammad. Teori Manajemen. Bandung : Citapustaka Media. 2007
Sulaksana, Uyung. Management Perubahan. Yogyakarta: 2003
Syafri, Sofyan. Manajemen Kontemporer. Jakarta: PT.RajaGrafindo Persada. 1996
Terry, George.R. Asas-asas Manajemen. Bandung: Alumni. 1986
Terry, George R. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. 1999
Widjaya, A.W Perencanaan sebagai Fungsi Manajemen. Jakarta: PT.Bina Aksara. 1987
Yahya, Yohanes. Pengantar Manajemen. Jakarta: Graha Ilmu. 2006
[1] Susmani, M.Pd dan Muhammad Rifai, M.Pd, Teori Manajemen, (Bandung: Citapustaka Media, 2007) hlm. 62
[2] A.W.Widjaya, Perencanaan sebagai Fungsi Manajemen, (Jakarta: PT.Bina Aksara, 1987), hlm 13
[3] George R.Terry, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara), hlm. 15
[4] Ibid, hlm. 67
[6] George.R.Terry, Asas-asas Manajemen, (Bandung: Alumni, 1986), hlm 187
[7] Agus Sabari, Manajemen Pengantar, (Yogyakarta: UUP AMP YKPN, 2001), hlm 86
[8] Yohanes Yahya, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Graha Ilmu, 2006) hlm, 133
[9] Nasrul Syakur Chaniago, Manajemen Organisasi, (Medan: Citapustaka Media Perintis, 2011) hlm.
[10] Ibid, hlm.
0 komentar: to “ Fungsi-fungsi Manajemen ”
Posting Komentar